Manuel d'utilisation
 
Le Rapprochement Internet

Le module Rapprochement Internet permet de pointer rapidement vos opérations à l'aide des relevés téléchargés sur le site de votre banque.

Vous pouvez pointer deux types de relevés : le relevé principal, correspondant au relevé papier, et le relevé carte, correspondant aux dépenses cartes lorsqu'elles apparaissent sur un relevé séparé (voir Modes de paiement). Par défaut, vous êtes en mode relevé principal.

Pour télécharger les relevés sur le site de votre banque, utilisez soit le module Site Web de TCF, soit votre navigateur Internet.

Pour en savoir plus sur le téléchargement des relevés, voir le chapitre Relevés Internet.

Affichage

 

L'affichage se décompose principalement en deux parties. La partie supérieure contenant les écritures provenant du relevé téléchargé sur Internet, et la partie inférieure, avec vos opérations à pointer.

Bandeau Soldes / Écart

Le bandeau supérieur vous permet de savoir quel est l'écart entre le solde sur Internet et le solde dans TCF. Son contenu varie en fonction du mode Relevé principal ou Encours carte :

En mode Relevé principal :

- Solde en banque : solde en banque dans TCF.

- Solde Internet : solde affiché sur le site de votre banque. Lorsque ce dernier n'est pas renseigné dans le relevé téléchargé, TCF vous demande de le saisir manuellement. Pour modifier sa valeur, double-cliquez simplement dessus.

- Écart de solde : écart entre le Solde en banque et le solde Internet. Lorsque vous avez fini de pointer vos opérations, cet écart doit être nul.

En mode Encours Carte :

- Total de l'encours : total des dépenses carte du mois.

- Encours pointé : total des dépenses carte pointées.

- Écart de pointage : écart entre le total des dépenses carte du mois, et le total pointé. Lorsque vous avez fini de pointer vos dépenses carte, cet écart doit être nul.

Ecritures bancaires

Liste du dessus : contient les écritures bancaires téléchargées. En mode Relevé principal, il s'agit des écritures courantes, en mode Relevé carte, il s'agit de l'encours carte, c'est à dire les dépenses par carte non pointées.

Opérations à pointer

Liste du dessous : contient la liste des opérations TCF à pointer (voir Liste des opérations). En mode Relevé principal, il s'agit de toutes les opérations prévues ou engagées, à l'exception des dépenses carte (si relevé séparé). En mode Relevé carte, il s'agit des dépenses carte (relevé séparé).

Utilisation

Téléchargement du relevé sur Internet

Vous avez deux moyens de télécharger vos relevés sur Internet : soit en passant par TCF via le module Site web de la banque, soit en utilisant votre propre navigateur Web (Internet Explorer™, Safari™, Firefox™, etc).

Utilisation du module Site web

C'est le moyen le plus simple et le plus rapide. Les relevés téléchargés sont directement disponibles pour le rapprochement bancaire.

Utilisation d'un navigateur Web

Téléchargez les relevés sur le bureau de l'ordinateur. N'oubliez pas de noter le solde du compte sur Internet si le relevé téléchargé ne le contient pas.

Utilisez la commande Menus > Internet > Chargement du relevé Internet. Un assistant apparaît. À la première utilisation, saisissez l'adresse du site web de votre banque et votre identifiant. Cliquez ensuite sur le bouton Aller sur le site. Les fois suivantes, sélectionnez et copiez votre identifiant, cliquez sur le bouton Aller sur le site (le site de votre banque apparaît dans votre navigateur) et collez votre identifiant dans le champ Identifiant du site web. À l'étape suivante, indiquez le type de fichier téléchargé et enfin, sélectionnez le fichier sur votre disque dur.

Si vous téléchargez les relevés de plusieurs comptes, il est préférable de tous les télécharger avant même de lancer TCF. Une fois terminé, lancez TCF, et pour chaque compte, utilisez l'outils Rapprochement Internet > Barre d'outils > Chargement du relevé. TCF vous demande directement d'indiquer le fichier à charger.

Recherche des correspondances

Une fois le relevé chargé, TCF cherche la première correspondance entre une écriture de la banque et une opération TCF. La méthode utilisée s'appuie sur les montants, les dates et les numéros de chèque. Plusieur cas de figure se présentent à vous :

L'écriture et l'opération correspondent

Il vous suffit de taper sur la touche Retour chariot ou Entrée pour pointer l'opération. La date de pointage est directement lue à partir de l'écriture et le numéro de relevé est rempli avec un @, indiquant que le rapprochement a été fait par Internet. Le solde en banque tient compte de la nouvelle opération pointée. L'écriture et l'opération disparaissent des listes.

Remarque : Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs écritures dans la liste du haut, et une ou plusieurs opérations dans la liste du bas. Le pointage ne pourra se faire que si le total des montants sélectionnés en haut correspond au total des montants sélectionnés en bas. Exemple : un chèque pour payer 2 dépenses.

L'écriture et l'opération ne correspondent pas

Là encore, vous avez plusieurs possibilités :

- Vous pouvez sŽélectionner la bonne opération et revenir au cas précédent.

- Vous pouvez demander à TCF de chercher la correspondance suivante à l'aide de la commande Menus > Édition > Suivant.

- Vous pouvez demander à TCF d'ajouter l'écriture au compte à l'aide de la commande Menus > Édition > Ajouter. Le dialogue d'opération apparaît avec un maximum d'informations renseignées (date de pointage, libellé, relevé et éventuellement numéro de chèque et date d'opération). Complétez et validez. Si l'écriture correspond à un Libellé bancaire (voir ci-après), l'écriture est automatiquement convertie selon les réglages du Libellé bancaire.

- Vous pouvez demander à ne plus faire le rapprochement de cette écriture à l'aide de la commande Menus > Édition > Ne pas rapprocher. L'écriture s'affiche alors en italique.

Ajout rapide

Vous pouvez ajouter des écritures directement à votre compte sans les avoir saisies au préalable. Sélectionnez les écritures et utilisez la commande Menus > Édition > Ajouter directement. Si une écriture correspond à un Libellé bancaire (voir ci-après), l'écriture est automatiquement convertie selon les réglages du Libellé bancaire.

Mémorisation des libellés bancaires

Si des écritures apparaissent souvent mais que vous ne saisissez pas les opérations correspondantes, comme par exemple des frais bancaires, vous pouvez apprendre à TCF à reconnaître l'écriture et lui indiquer comment la convertir au mieux en opération. Sélectionnez l'écriture et faites Menus > Édition > Mémoriser le libellé.

Le masque de saisie du Libellé bancaire apparaît. Dans le champ Début du libellé bancaire, indiquez le début du libellé de l'écriture, comme DEBIT, PRELEV, CARTE, etc. Dans le champ Mot constant dans le libellé, indiquez un mot quelconque du libellé, comme le nom d'un magasin ou d'un correspondant. Les mots saisis doivent être constants (pas de date, ni de numéro de chèque) et suffisament précis pour que TCF associe ce libellé à une écriture sans ambiguité. Les autres paramètres du Libellé bancaire sont ceux d'une opération.

Sélectionnez maintenant l'écriture, faites Menus > Édition > Ajouter. L'opération apparaît remplie comme si vous l'aviez saisie manuellement.

Gestion des cartes bancaires

Si vous avez des cartes de crédit, vous devez les avoir définies dans les modes avec le type Carte de crédit (voir Modes de paiement). Indiquez aussi si le relevé est séparé ou non (onglet Carte).

Si le relevé n'est pas séparé, les dépenses payées par carte apparaissent dans le relevé principal. Il n'y a, dans ce cas, aucun traitement particulier.

Si le relevé est séparé (cas des Amex, par exemple), vous recevez un relevé à part, et le total des dépenses du mois est prélevé sur le compte courant et apparaît sur le relevé principal sous forme d'une seule écriture.

Téléchargement de l'encours carte sur Internet

Comme pour le relevé principal, l'encours carte peut être téléchargé à partir du module Site de la banque, ou à partir de votre navigateur habituel. Selon le format de téléchargement choisi, l'encours carte peut être téléchargé carte par carte, ou avec le relevé principal, ou encore pour toutes les cartes à la fois.

Pour éviter toute confusion, saisissez bien le numéro de carte dans le mode de paiement pour que TCF puisse facilement attribuer les bonnes écritures à la bonne carte (voir Modes de paiement).

Dans le cas de relevés d'encours carte séparés, il est souhaitable de passer en mode Consultation de l'encours ou Pointage de l'encours, de choisir la carte, et d'importer le fichier.

Remarque : un encours ne fonctionne pas tout à fait comme un relevé. Le relevé affiche en permanence les dernières écritures. L'encours fait de même mais une fois par mois, lorsque le montant total est débité du compte, il est purgé et vidé de son contenu pour accueillir les écritures d'encours du mois suivant. C'est pour cette raison que vous devez télécharger le relevé de l'encours carte le dernier jour avant qu'il ne soit purgé.

Consultation de l'encours carte

Vous pouvez passer à tout moment en mode Consultation de l'encours. Pour cela, cliquez sur l'outil Internet > Barre d'outils > Consultation de l'encours carte.

La liste du haut affiche les écritures de l'encours de la carte sélectionnée. La liste du bas affiche les opérations à pointer de la carte sélectionnée. Utilisez le menu déroulant Internet > Barre d'outils > Carte pour changer de carte. Vous ne pouvez que consulter l'encours, et en aucun cas, pointer les opérations.

Pour revenir au relevé principal, cliquez à nouveau sur l'outil Internet > Barre d'outils > Consultation de l'encours carte.

Pointage de l'encours carte

Une fois par mois, l'encours carte est débité du compte courant et apparaît sur le relevé principal sous la forme d'une seule écriture dans la liste du haut. Sélectionnez cette écriture et cliquez sur l'outil Internet > Barre d'outils > Pointage de l'encours carte.

La liste du haut affiche les écritures de l'encours de la carte sélectionnée. La liste du bas affiche les opérations à pointer de la carte sélectionnée. Utilisez le menu déroulant Internet > Barre d'outils > Carte pour changer de carte. Le bandeau supérieur affiche le montant à pointer, le montant pointé et l'encours.

Pour revenir au relevé principal, cliquez à nouveau sur l'outil Internet > Barre d'outils > Pointage de l'encours carte. Si vous avez totalement expliqué le débit carte, ce dernier disparaît de la liste du haut. Dans le cas contraire, le débit carte est diminué du montant déjà pointé. Vous pouvez ainsi faire votre pointage en plusieurs fois.

Retrait d'espèces

Même si votre carte est à débit différé, les retraits d'espèces dans les DAB (distributeurs automatiques de billets) sont débités du compte le jour même ou le lendemain. Il est donc conseillé de créer un mode de paiement spécial lié aux retraits d'espèces que vous appelez Retrait d'espèces ou DAB (Distributeur automatique de billets).

Les menus

Menu Édition

Ajouter...

Ajoute l'écriture bancaire sélectionnée au compte. Le masque d'opération apparaît, vous permettant d'apporter des modifications à l'opération avant validation. TCF s'efforce de retrouver un maximum d'informations dans l'écriture de base, comme le libellé, la date, le numéro de chèque, le montant et la date de pointage. Si un Libellé bancaire correspond à l'écriture, ce dernier est utilisé (voir Libellés bancaires).

Ajouter directement

Identique à Ajouter… mais sans passer par le masque d'opération. Cette commande vous permet d'ajouter tout ou partie d'une relevé Internet à votre compte.

Mémoriser...

Crée un nouveau Libellé bancaire d'après l'écriture sélectionnée (voir Libellés bancaires). Toutes les écritures répondant aux mêmes critères seront alors par la suite ajoutées "intelligemment", avec la bonne catégorie, etc…

Éditer...

Appelle le masque d'opération pour modifier l'opération sélectionnée dans la liste du bas.

Voir dans la liste

Montre dans la Liste des opérations l'opération sélectionnée (voir Liste des opérations).

Pointer

Pointe la ou les opérations sélectionnées dans la liste du bas avec la ou les écritures sélectionnées dans la liste du haut. Le somme des montants des opérations doit être égale à la somme des montants des écritures.

Pointer avec frais…

Pointe la ou les opérations sélectionnées dans la liste du bas avec la ou les écritures sélectionnées dans la liste du haut dans le cas où les sommes des montants ne sont pas égales du fait de frais bancaires. Une nouvelle opération correspondant à la différence (frais bancaires), est proposée à l'utilisateur.

Pointer avec acompte

Pointe l'opération sélectionnée dans la liste du bas avec la ou les écritures sélectionnées dans la liste du haut dans le cas où la somme des montants des écritures correspond qu'à une partie du montant de l'opération (acompte). L'opération est alors séparée en deux, l'acompte qui est pointé, et le solde.

Pointer avec erreur

Pointe la ou les opérations sélectionnées dans la liste du bas avec la ou les écritures sélectionnées dans la liste du haut dans le cas où les sommes des montants ne sont pas égales du fait d'une erreur de règlement (ou de la banque). Une opération correspondant à l'écart (l'erreur) est créée et pointée avec l'opération, et une autre, de montant opposé, est également créée, en prévu, correspondant à l'annulation ultérieure de cette erreur.

Chercher

Cherche la première correspondance entre une écriture du relevé Internet et une opération du compte.

Suivant

Cherche la correspondance suivante entre une écriture du relevé Internet et une opération du compte.

Menu Internet

Chargement du relevé Internet...

Affiche l'assistant de téléchargement du relevé bancaire sur Internet. Utilisez cette commande si vous choisissez d'utiliser votre navigateur Web et non pas le navigateur Web intégré (voir Site web de la banque).

L'assistant vous permet de mémoriser l'adresse web de votre banque, votre identifiant qu'il vous suffit de copier/coller dans la zone correspondante de la page web et de choisir le format du fichier téléchargé.

Lecture du relevé Internet…

Si vous avez téléchargé vos relevés sur le site de votre banque pour l'ensemble de vos comptes avant de procéder au rapprochement avec TCF, utilisez cette commande qui vous permet de lire le fichier directement et de l'intégrer dans la liste du haut.

Consultation de l'encours carte

Passe en mode Consultation de l'encours carte (voir ci-dessus Gestion des cartes bancaires).

Pointage de l'encours carte

Passe en mode Pointage de l'encours carte (voir ci-dessus Gestion des cartes bancaires). Vous devez au préalabla avoir sélectionné l'écriture du débit mensuel des dépenses carte.

Permuter dépenses et recettes

Transforme les dépenses en recettes, et les recettes en dépenses, et ce pour tous les montants du relevé Internet. Certains sites permettent de télécharger les relevés cartes mais positionnent les encours en recettes.

Libellés bancaires...

Affiche la liste des Libellés bancaires (voir Libellés bancaires).

Réinitialiser le filtrage par la date

Le filtrage par la date est un mécanisme qui évite de lire deux fois les mêmes écritures. TCF mémorise la date de l'écriture la plus récente à chaque lecture d'un relevé Internet. La fois suivante, il ne lit que les écritures qui sont plus récentes.

Si par mégarde, vous téléchargez le relevé d'un autre compte, utilisez cette commande pour être sur qu'en lisant le bon relevé, toutes les écritures seront importées.

Reculer la date de filtrage de 1 jour

Si vous téléchargez votre relevé, il se peut que des écritures apparaissent le même jour, postérieurement à l'heure du téléchargement. Du fait du mécanisme de la date de filtrage, TCF ne verra pas ces écritures et ne téléchargera que celles du lendemain et plus. Pour éviter cela, vous pouvez reculer la date de filtrage d'un jour pour reprendre toutes les écritures du jour du dernier téléchargement. Les écritures déjà téléchargées seront doublées mais il vous suffira de les effacer.

Les outils

Couleur : Permet de choisir le mode d'affichage des couleurs des opérations.
Chercher : Cherche la première correspondance possible entre une écriture et une opération.
Suivant : Cherche la correspondance suivante entre une écriture et une opération.
Ne pas rapprocher : Marque l'écriture pour que TCF ne cherche pas de correspondance avec. Cela permet d'ignorer temporairement cette écriture pour se consacrer aux suivantes. L'écriture apparaît alors en italique. Pour démarquer l'écriture, sélectionnez-la et cliquez à nouveau sur l'outil.
Ajouter : Ajoute l'écriture sélectionnée au compte.
Pointer : Pointe l'opération sélectionnée en accord avec l'écriture sélectionnée.
Mémoriser : Mémorise l'écriture sélectionnée pour définir un Libellé bancaire qui servira de modèle aux prochaines écritures similaires (voir Libellés bancaires).
Consultation de l'encours carte : Passe en mode Consultation de l'encours carte (voir Gestion des cartes bancaires ci-dessus). Pour revenir au mode Rélévé principal, cliquez à nouveau sur l'outil.
Pointage de l'encours carte : Passe en mode Pointage de l'encours carte (voir Gestion des cartes bancaires ci-dessus). Vous devez sélectionner l'écriture relative au débit carte du mois. Pour revenir au mode Rélévé principal, cliquez à nouveau sur l'outil.
Lecture du relevé Internet : Ouvre un dialogue de sélection de fichier pour lire le relevé Internet téléchargé au préalable sur votre navigateur Web.
Présentation par défaut : Permet de revenir à la présentation d'origine de la liste (position et largeur des colonnes, police et taille des caractères).

Voir aussi

Site web de la banque, modes de paiement, libellés bancaires, relevés bancaires.