Manuel d'utilisation
 
Facturation - Devis, BL, Factures

Le module Facturation est l'endroit où vous visualisez l'ensemble de vos factures, Devis ou Bon de livraison. Il est rattaché au groupe de comptes. La barre noire horizontale vous y donne accès.

A une Facture peut correspondre une opération ou sous-opérations. Elle est générée à l'issue de la création de la Facture, et seulement si le vous le souhaitez.

Il y a plusieurs façons d'obtenir vos factures :

- Soit par le biais du module Facturation, accessible par Fenêtre principale > Affichages > Facturation > Devis / BL / Factures. La liste des Factures ou devis ou BL apparaît dans la fenêtre principale.

- Soit par le biais de Menus > Facture > Montrer...

Affichage

Liste des Devis / BL / Factures

Le bandeau supérieur noir vous permet d'accéder soit à la liste de vos Devis / BL / Factures. En un clin d'oeil vous visualiser si elles sont réglées (point vert) ou encours de règlement (point rouge).

En cliquant sur l'une ligne, donc sur l'un de vos devis / BL / factures, une fenêtre s'ouvre, correspondant à la au document correspondant. Vous y trouvez les informations suivantes:

  • le n° de facture
  • le libellé
  • le client
  • et des onglets (Client, Articles, Extras, Opérations et règlements) que vous pouvez venir modifier. Voit chapitre suivant.

Utilisation

Ajouter une facture / Devis / BL

Pour ajouter une facture à votre groupe, utilisez la commande Menus > Facture > Nouvelle facture…. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Pomme-Retour chariot sur Mac ou Control-Retour chariot sur PC. L'ajout des opérations est en boucle. Pour arrêter l'ajout, cliquez sur le bouton Annuler ou utilisez la touche Escape.

Choisissez le type (Facture, Devis ou BL). Si vous n'avez pas encore créé de tiers, allez sur le menu déroulant Client et choisissez Nouveau Client (voir chapitre Tiers). Vous indiquez ensuite le libellé de votre facture et sa référence si besoin.

L'onglet Articles définit le détail de vos éléments facturés (prestations ou articles). Si vous n'avez pas encore créé d'articles, allez sur le menu déroulant sous l'onglet Articles, et choisissez Nouvel articles...

Lorsque vous créez un nouvel article, vous devez lui donner une référence, éventuellement un code barre si nécessaire, le prix unitaire HT de votre article, son prix d'achat HT, son éco participation, sa catégorie. Si vous souhaitez qu'il apparaisse dans votre liste des articles, cliquez sur Au catalogue. Pour plus d'information, voir aussi le chapitre Fenêtre d'article.

Menu déroulant de l'onglet article

Ce menu est d'une grande aide lorsque vous souhaitez:

  • Créer un nouvel article,
  • Voir les articles déjà créés,
  • Ajouter une ligne : la commande ajoute une ligne de pièce.
  • Insérer une ligne : la commande insert une ligne de pièce.
  • Supprimer une ligne : la commande supprime la ligne de pièce sélectionnée.
  • Commentaire : la commande ajoute une ligne de commentaire (ou transforme la ligne sélectionnée).
  • Début sous-total : la commande ajoute une ligne de début de bloc (ou transforme la ligne sélectionnée). Voir commande suivante Sous-total.
  • Sous-total : la commande ajoute une ligne de fin de bloc (ou transforme la ligne sélectionnée). Le montant affiché est le total des lignes du bloc. La ligne suivante est considérée comme un début de bloc.
  • Total : la commande ajoute une ligne de total intermédiaire (ou transforme la ligne sélectionnée). Le montant affiché est le total des lignes de la première ligne à la précédente.

Pour illustrer ce dernier point, et dans l'exemple qui suit, un sous-total a été créé pour connaître le montant des ventes pures, et un autre pour tout ce qui a fait l'objet d'une prestation. En allant dans le menu déroulant, nous avons inséré une ligne et indiqué sur cette ligne le début du sous-total, puis nous avons inséré une autre ligne après la fin du sous-total souhaité, en indiquant fin du sous-total. Nous retrouvons le résultat sur la facture ci-dessous.

Création du document Facture / Devis / BL

Pour créer votre facture et l'envoyer à votre client, cliquez sur le bouton Facture. Les documents créés sont placés dans un dossier nommé "Documents", à côté du fichier du groupe de comptes. Il contient des sous-dossiers: un pour les modèles et un pour chaque type de documents : devis, bon de livraison, facture ou relance.

Le dossier "Modèles" contient à son tour un dossier par type de modèle: devis, bon de livraison, facture ou relance.

Les commandes Ouvrir les documents, Ouvrir les factures, etc., du menu Edition du module Factures permet de d'ouvrir les documents pour l'ensemble des lignes sélectionnées. De même les commandes Imprimer les documents, Imprimer les factures, etc., permettent de les imprimer.

Régénérer une facture

Cette fonction vous permet de modifier le document Facture (.doc, .txt). Pour cela, ouvrez la facture à modifier e, double-cliquant sur la ligne correspondante. La fenêtre de saisie s'ouvre. Maintenez la touche Alt enfoncée puis cliquez sur le bouton facture. Le dialogue suivant vous demande si vous souhaitez remplacer le document de facture précédent. Cliquez sur OK et vous obtiendrez le document facture incorporant les modifications réalisées.

Relancer les factures non réglées

Sélectionnez dans la liste des factures, les factures à relancer. Après av oir été dans Menus > Edition > Générez les relances, un message vous demande si vous voulez générer 1 lettre de relance. Si vous cliquez sur OK, vous pouvez sélectionner un modèle de relance.

Modifier une facture

Pour modifier une facture, il suffit de double-cliquer sur la ligne correspondante. Vous pouvez aussi la sélectionner et utiliser la commande Menus > Édition > Éditer, ou encore la touche Retour chariot. Le dialogue de modification est identique au dialogue de saisie.

Supprimer une facture

Sélectionnez la ou les opérations à supprimer et utilisez la commande Menus > Édition > Effacer. Vous pouvez aussi utiliser la touche Effacer.

Rechercher des factures

Vous avez deux possibilités pour rechercher des facturess : la recherche rapide et la fonction Montrer.

Pour la recherche rapide, utilisez Barre d'outils > Rechercher. Tapez le texte recherché. Selon le texte saisi, TCF cherchera sur telle ou telle rubrique :

- achats : libellé, catégorie, mode
- 1500 : montant, libellé, no de chèque, catégorie, mode
- +1000 ou -1000 : montant
- 12/01/09 : dates

La recherche sur le libellé est de type "contient", alors que la recherche sur les catégories, modes et de type "strictement égal". Après validation, TCF affiche les opérations répondant aux texte saisi.

La fonction Montrer affiche le dialogue de sélection (voir Sélections). Après validation, TCF affiche les opérations qui répondent aux critères choisis. Les sélections mémorisées apparaissent dans Barre d'outils > Sélection ce qui permet un accès rapide.

Extras

L'onglet Extras contient des informations complémentaires relatives à votre activité. Vous disposez de quatre champs libres dont les libellés sont définis dans les paramètres du groupe de comptes, au niveau des Préférences, Factures.

Opération & Règlement des Factures

L'onglet Opération & règlement permet de définir la modalité de règlement et de l'échéance, de connaître le solde de la facture, le nombre et les dates de relance effectués et de créer l'opération correspondant à la facture dans l'un des comptes du groupe.

Indiquez dans Echéance la date à laquelle l'opération sera réglée ou créditée du compte. Indiquez ensuite si vous voulez générer l'opération sur l'un de vos compte en cochant la formule prévue à cet effet. Indiquez le mois d'affectation (par défaut le mois de la date de la facture).

Pour ajouter un règlement, cochez Ajouter un règlement partiel ou total,et définissez le mode de paiement et le montant. S'il s'agit de la totalité, cliquez sur du solde . Vous ne pouvez ajouter un règlement que si l'opération est ou va être créée sur un compte.

Dans le cas d'un règlement partiel, TCF créera deux opérations: l'une correspondant au solde, prévue, suivie de solde. L'autre engagée, du montant réglé, affectée du mode de paiement, et suivie de acompte.

Les règlements s'enregistrent à partir des opérations générées dans le compte ou à partir des factures. Dans les deux cas, la facture et les opérations sont mises à jour par TCF.

Lorsque TCF créé les opérations, il regroupe les lignes des factures par catégorie (définie dans l'article).

Si vous ouvrez une facture déjà exportée vers un compte et que vous décochez Opération générée sur le compte bancaire, l'opération est supprimée du compte sauf si elle est pointée.

Additionner des factures

Pour faire la somme de plusieurs opérations ou sous-opérations, sélectionnez-les (voir Utilisation des touches clavier). La ligne située en bas de l'affichage vous indique le nombre de facture affichées et le montant total, ainsi que le nombre de factures sélectionnées et leur montant.

Ajouter des notes

Pour ajouter une note à une facture, sélectionnez la ligne et utilisez la commande Barre d'outils > Notes > Afficher la note. Une petite note apparaît alors dans la colonne Note (pour afficher cette colonne, voir Utilisation des listes). Pour afficher la note, double-cliquez simplement sur la petite note, ou bien sélectionnez la ligne et faites à nouveau Barre d'outils > Notes > Afficher la note. Pour supprimer la note, utilisez la commande Barre d'outils > Notes > Supprimer la note.

Ajouter des pièces jointes

Pour associer une pièce jointe à une facture, sélectionnez la ligne et utilisez la commande Barre d'outils > Pièces jointes > Associer une pièce jointe…. Un trombone apparaît alors dans dans la colonne Pièce jointe (pour afficher cette colonne, voir Utilisation des listes). Pour ouvrir la pièce jointe, double-cliquez simplement sur le trombone, ou bien sélectionnez la ligne et faites Barre d'outils > Pièces jointes > Ouvrir la pièce jointe. Pour afficher le fichier de la pièce jointe, sélectionnez la ligne et faites Barre d'outils > Pièces jointes > Afficher la pièce jointe. Pour supprimer la pièce jointe, sélectionnez la ligne et utilisez la commande Barre d'outils > Pièces jointes > Supprimer la pièce jointe.

Les menus

Menu Édition

Annuler / Refaire

Annule ou refait la dernière action.

Copier

Copie les factures sélectionnées dans le presse-papiers. Vous pouvez alors coller le contenu du presse-papiers dans un autre compte, dans un traitement de texte ou un tableur.

Coller

Ajoute, après confirmation, les factures contenues dans le presse-papiers.

Effacer

Supprime les factures sélectionnées.

Tout sélectionner

Sélectionne toutes les factures de la liste.

Éditer…

Si une seule facture est sélectionnée, appelle le dialogue permettant de la modifier. Si plusieurs lignes sont sélectionnées, appelle le dialogue permettant de les modifier les unes après les autres.

Dupliquer...

Ajoute une facture d'après la facture sélectionnée

Ouvrir le document, la facture, le devis...

 

Imprimer le document, la facture, le devis...

 

Atteindre

Permet de faire une recherche de factures, devis ou BL, sur des critères précis (date, référence, libellé...)

Prédéfinir...

Crée une nouvelle opération prédéfinie d'après l'opération sélectionnée ou une nouvelle sous-opération prédéfinie d'après la sous-opération sélectionnée. Voir Opérations prédéfinies et Sous-opérations prédéfinies.

Automatiser...

Crée une nouvelle opération automatique d'après l'opération sélectionnée. Voir Opérations automatiques.

Virement...

Crée un virement à partir de l'opération sélectionnée vers le compte de destination que vous indiquez. Si le compte de destination est ouvert, l'opération est directement créée, sinon un événement de création d'opération est posté. À l'ouverture du compte de destination, le propriétaire pourra accepter ou non le virement.

Montrer le virement

Pour une opération qui est l'objet d'un virement vers un autre compte, ouvre le compte de destination et sélectionne l'opération cible.

Générer une remise...

Crée une remise pour la ou les opérations sélectionnées.

Générer un document...

Génère un document d'après un modèle présent dans le dossier Documents du dossier Modèles du dossier de l'application.

Masquer

Masque la ou les factures sélectionnées.

Atteindre...

Appelle le dialogue de sélection pour rechercher la première opération répondant aux critères saisis. Voir Fenêtre de sélection.

Suivant

Recherche la prochaine opération qui répond aux critères indiqués avec la commande Atteindre.

Menu Factures

Nouvelle facture...

Ajoute de nouvelles factures au groupe du compte.

Tout montrer

Affiche toutes les factures du compte dans la liste.

Montrer

Affiche le dialogue de sélection pour réduire le contenu de la liste aux seules factures qui répondent aux critères indiqués. Voir Fenêtre de sélection.

Factures non réglées

Affiche les factures non réglées.

Factures non réglées échues

Affiche les factures non réglées et dont la date de règlement est dépassée.

Factures non réglées échues sans relance

Affiche les factures non réglées, dont la date de règlement est dépassée et qui n'ont pas fait l'objet de relances.

Factures non réglées échues avec relance

Affiche les factures non réglées, dont la date de règlement est dépassée et qui ont déjà fait l'objet de relances.

Dossier des documents, des devis, des factures, des BL des relances

Affiche le dossier Documents dans le Finder, dans lequel se trouve tous vos documents , devis, factures, BL et relances, et que vous pouvez consultez.

Les outils

Ajouter facture : Menu déroulant permettant l'ajout d'une nouvelle facture vierge.
Recherche : Liste d'actions relatives à la recherche de factures. Les sélections mémorisées apparaissent dans la liste ce qui permet un accès immédiat au résultat des recherches courantes.
Recherche par client: Menu déroulant permettant de sélectionner toutes les factures d'un seul tiers.
Couleurs : Menu déroulant permettant de choisir la couleur d'affichage des factures
Ouvrir le document : Action permettant d'ouvrir le document de facture, devis ou BL lié à la facture, devis ou BL.
Imprimer le document : Action permettant d'imprimer le document de facture, devis ou BL lié à la facture, devis ou BL.
Notes : Menu déroulant permettant l'ajout / suppression de notes pour les factures.
Pièces jointes : Menu déroulant permettant l'ajout / suppression de pièces jointes pour les factures.
Présentation par défaut : Permet de revenir à la présentation d'origine de la liste (position et largeur des colonnes, police et taille des caractères).
Devise d'affichage : Permet de choisir la devise d'affichage des montants. Si la devise d'affichage est différente de la devise du compte, une colonne supplémentaire apparaît avec le montant de chaque facture exprimé dans la devise choisie.

Voir aussi

Articles, Tiers, Fenêtre de facture, Suivis d'activité.