Manuel d'utilisation
 
Affectations

Affectation

Définition

Une affectation est une rubrique analytique qui vous permet d'analyser vos finances sous un angle que vous définissez. Vous pouvez associer une affectation à chacun de vos commerciaux pour calculer leur chiffre d'affaires et leur commission. Vous pouvez aussi affecter les charges à différentes affectations comme "charges fixes", "charges variables", "charges exceptionnelles" pour calculer le point mort de fonctionnement de votre activité.

Le fonctionnement des affectations est identique à celui des affaires. Voir Affaires.

Une affectation est caractérisée par :

Nom Nom de l'affectation. Exemples : Commercial Dupond, Charges fixes, etc…
Objectif mensuel Objectif de dépenses ou de revenus mensuels. Le Suivi par affectations permet de comparer l'objectif mensuel aux dépenses ou revenus mensuels réels sur une période choisie.
Couleur Permet d'associer une couleur à l'affectation dans l'affichage de la Liste des opérations et des Suivis.

Édition

Les affectations sont définies au niveau de chaque compte et au niveau du groupe de comptes. Chaque compte a sa propre liste d'affectations et le groupe de comptes fait la synthèse de toutes les affectations des comptes qui appartiennent au groupe.

Pour accéder à la liste des affectations du compte, sélectionnez le compte dans Fenêtre principale > Groupes & comptes et choisissez l'affichage des affectations dans Fenêtre principale > Affichages > Paramètres du compte > Affectations.

Pour accéder à la liste des affectations du groupe, sélectionnez le groupe dans Fenêtre principale > Groupes & comptes et choisissez l'affichage des affectations dans Fenêtre principale > Affichages > Paramètres du groupe > Affectations.

Ajouter une affectation

Dans la liste des affectations du groupe ou du compte, choisissez Menus > Affectations > Nouveau. Si vous ajoutez l'affectation au groupe, vous pourrez ensuite la diffuser aux diffŽérents comptes. Si vous ajoutez l'affectation à un compte, elle sera automatiquement ajoutée au groupe à la prochaine ouverture du compte.

Lors de la saisie d'une opération ou d'une sous-opération, en cliquant sur le menu déroulant lié à la zone de saisie de l'affectation, vous pouvez choisir Nouvelle affectation et créer directement la nouvelle affectation sans interrompre la saisie.

L'assistant de création de compte (Menus > Compte > Assistant) permet d'ajouter un jeu d'affectations par défaut. Idem pour l'assistant de création du groupe de comptes (Menus > Groupe > Assistant).

Ajouter une affectation à plusieurs comptes

Commencez par ajouter l'affectation au groupe. Sélectionnez-la et choisissez Menus > Édition > Mettre à jour les comptes. Sélectionnez les comptes dans lesquels vous souhaitez que l'affectation existe (voir Utilisation des touches pour sélection multiple) et faites OK.

L'assistant de création de compte (Menus > Compte > Assistant) permet en un seul clic de recopier toutes les affectations du groupe de comptes dans le compte.

Modifier une affectation

Dans la liste des affectations, double-cliquez sur la ligne à modifier.

Lors de saisie d'une opération ou d'une sous-opération, choisissez l'affectation à modifier puis, en cliquant sur le menu déroulant lié à la zone de saisie de l'affectation, vous pouvez choisir Ouvrir et modifier directement l'affectation sans interrompre la saisie.

Renommer une affectation

La façon la plus simple de renommer une affectation est de modifier la zone Nom de l'affectation.

Pour renommer globalement une affectation dans tous les comptes, allez dans la liste des affectations du groupe et utilisez la commande du menu Menus > Édition > Renommer.

Regrouper deux affectations

Si vous souhaitez regrouper deux affectations en une seule, allez dans la liste des affectations du groupe et utilisez la commande du menu Menus > Édition > Renommer. Donner à la première affectation le nom de la seconde.

Supprimer une affectation

Pour supprimer une affectation, sélectionnez-la dans la liste des affectations et utilisez la commande Menus > Édition > Supprimer.

Vous ne pourrez pas supprimer une affectation utilisée. Faites plutôt appel au regroupement de deux affectations dans ce cas.

Trier les affectations

Pour trier les affectations, allez dans la liste des affectations et cliquez sur le nom de la colonne Tri. Vous pouvez ensuite faire glisser-déposer les différentes affectations pour les organiser comme bon vous semble. Pour appliquer un tri alphabétique, utilisez la commande Menus > Paramètres > Trier alphabétiquement.

Lors de la saisie d'une opération ou d'une sous-opération, en cliquant sur le menu déroulant lié à la zone de saisie de l'affectation, vous pouvez choisir Trier.

Analyse

Suivis

Les suivis sont des tableaux qui vous donnent le total des dépenses ou des revenus sur une période donnée. Le Suivi par affectations donne ces informations par affectation et par mois.

Pour en savoir plus sur les bilans, allez au chapitre Suivis.

Détail

Pour connaître les opérations ou sous-opérations rattachées à une affectation, vous avez plusieurs méthodes :

- À partir d'un des suivis indiqués ci-dessus, en double-cliquant sur une des cellules. Vous obtenez le détail de cette cellule, c'est à dire la liste des opérations ou sous-opérations qui ont participé au montant affiché.

- En demandant explicitement un détail pour un compte ou le groupe de comptes. Pour en savoir plus sur les détails, allez au chapitre Détail.

- Directement à partir de la liste des affectations, en demandant la séparation de l'affichage en deux (Barre d'outils > Affichage > 2) et en cliquant sur une affectation. La partie inférieure affiche alors l'ensemble des opérations ou sous-opérations associées à l'affectation sélectionnée.

Voir aussi

Opérations, sous-opérations, suivis, détails.