Manuel d'utilisation
 
Les Suivis d'activité

Les Suivis d'activité du groupe affichent, sous forme de tableau, le total des dépenses, des revenus, du résultat par mois, du budget, des affectations et des affaires par catégorie, pour l'ensemble des comptes du groupe. On y accède par la barre latérale gauche dans Activité.

Vous avez accès à différents suivis d'activité:

- Recettes : affiche le total des recettes par catégories. Les différents onglets permettent d'affiner vos analyses par catégories, par affectations, par affaires. L'onglet Encours liste les recettes Encours. Seules les catégories de type Recette sont affichées dans l'onglet Catégories de recettes. Voir Catégories.

- Dépenses : affiche le total des dépenses par catégories. Les différents onglets permettent d'affiner vos analyses par catégories, par affectations, par affaires. L'onglet Encours liste les dépenses Encours. Seules les catégories de type Dépense sont affichées dans l'onglet Catégories de dépenses. Voir Catégories.

- Résultat: affiche le total du résultat par catégories. Les différents onglets permettent d'affiner vos analyses par catégories, par affectations, par affaires. L'onglet Tableau de bord liste mois par mois le suivi des dépenses, celui de votre chiffre d'affaire, le montant de l'épargne, ainsi que le suivi des tiers. Il renseigne le montant de vos encours clients / fournisseurs, le pourcentage de devis concrétisés, ainsi que vos encours de factures et factures échues sur l'année. Seules les catégories de type Dépense et Recette sont affichées dans l'onglet Catégories. Voir Tableau de bord.

- Budget: affiche le budget saisi en début de période par catégories et par mois, et l'écart entre ce dernier et le montant effectivement réalisé.

- Affectations: affiche les dépenses ou recettes affectées à chacune des affectations, par mois. Affiche également les affectations par catégories, ou par affaires.

- Affaires: affiche les dépenses ou recettes affectées à chacune des affaires par moi. Affiche également les affaires par catégories, ou par affectations.

Dans la barre supérieure noire de votre tableau, vous pouvez sélectionner d'autres options:

- Suivi d'activité par clients : affiche le total des dépenses, ou des recettes par catégories et par client. Toutes les catégories sont affichées. Voir Catégories.

- Suivi des encours d'activité : affiche le total des dépenses, ou des recettes encours.

Vous pouvez à tous moments accéder à vos catégories sur cette même barre latérale noire. En cliquant sur une des catégories, s'affiche la liste des factures qui possède cette catégorie.

Affichage

Tableau

La partie supérieure et principale de l'affichage des suivis est un tableau avec en ligne ou en colonnes les catégories, clients ou mois. Chaque cellule peut afficher 1, 2 ou 3 montants selon le mode d'affichage demandé (voir ci-après).

Détail / Graphique

Vous pouvez demander à séparer l'affichage en deux à l'aide de la commande Barre d'outils > Affichage > 2. La partie inférieure affiche alors des informations complémentaires relatives à l'élément que vous avez sélectionné dans le tableau :

- Si vous sélectionnez une cellule, vous aurez le détail du montant affiché dans la cellule, c'est à dire la liste des opérations et/ou sous-opérations qui participent à ce montant.

- Si vous sélectionnez une ligne ou une colonne en cliquant dans l'en-tête de ligne ou de colonne, vous aurez le graphique représentant l'évolution des montants.

Utilisation

Pour l'utilisation générale des tableaux, voir Utilisation des tableaux.

Choisir les comptes concernés

Vous pouvez sélectionner les comptes qui seront consolidés dans les Suivis de l'activité. Pour cela, affichez la liste des comptes. Assurez-vous que la colonne Activité soit visible (voir Utilisation des listes).

Afficher un détail

Pour afficher le détail d'une cellule, c'est à dire la liste des opérations ou sous-opérations qui participent au calcul du montant, vous avez deux possibilités :

- La première est de simplement cliquer sur la cellule. Si la partie inférieure de la fenêtre affiche la zone Détail/Graphique (commande Barre d'outils > Affichage > 2), vous verrez s'afficher les opérations sous le tableau (voir rubrique Affichage ci-dessus).

- La seconde est de double-cliquer sur la cellule pour afficher le détail dans une nouvelle fenêtre.

Si la cellule contient plusieurs montants, c'est le premier montant qui est concerné. Pour afficher le détail des autres montants, faites un clic droit sur la cellule et choisissez la commande Détail suivie du symbole de la ligne.

Afficher un graphique

Pour afficher le graphique d'une ligne ou d'une colonne, vous avez deux possibilités :

- La première est de simplement cliquer sur l'entête de ligne ou de colonne. Si la partie inférieure de la fenêtre affiche la zone Détail/Graphique (commande Barre d'outils > Affichage > 2), vous verrez s'afficher le graphique correspondant.

- La seconde est de double-cliquer sur l'entête de ligne ou de colonne pour afficher le graphique dans une nouvelle fenêtre.

Les menus

Menu Édition


Copier

Copie le contenu de la sélection du tableau dans le presse-papiers.

Tout sélectionner

Sélectionne tout le tableau. Visuellement, aucune cellule n'est sélectionnée.

Éditer...

Si une colonne ou une ligne de catégorie est sélectionnée, appelle le dialogue de modification de la catégorie.

Renommer...

Lorque vous êtes sur catégories dans le bandeau horizontal noir, cette fonction permet de renommer la catégorie, et de valider ce nouveau nom sur toutes les factures concernées.

Menu Suivi

Début de période...

Définit le début de période d'affichage du suivi d'activité. Entrez une date sous la forme 01/01/09. Seuls le mois et l'année sont pris en compte. Vous pouvez utiliser l'outil Activité > Barre d'outils > Période > Flèche gauche ou Activité> Barre d'outils > Période > Flèche droite pour passer à la période précédente ou suivante. Cela revient à décaler la date de début de période du nombre de mois affichés en arrière ou en avant (si 12 mois sont affichés, vous passez d'une année à l'autre).

Nombre de mois...

Définit le nombre de mois de la période affichée. Vous pouvez utiliser aussi Activité > Barre d'outils > Période > 3/6/9/12/.... Le dernier choix vous demande d'entrer au clavier le nombre de mois souhaité.

Montants

Affiche un seul montant par cellule. Ce montant est la somme des montants des opérations et/ou sous-opérations liées à la cellule. La couleur d'affichage est la couleur Dépense si le montant est négatif, ou la couleur Recette, si le montant est positif.

Recettes, Dépenses

Affiche deux montants par cellule. La partie Dépenses et la partie Recettes (ou revenus). Pour savoir quel montant correspond à Dépenses et quel montant correspond à Recettes, affichez les symboles des lignes (menu local en haut à gauche du tableau). Les Recettes ont la couleur Recettes et le symbole R, et les Dépenses, la couleur Dépenses et le symbole D.

Prévu, Engagé, Pointé

Affiche trois montants par cellule. La partie Prévue, la partie Engagée et la partie Pointée. Pour savoir quel montant correspond à Prévu, Engagé ou Pointé, affichez les symboles des lignes (menu local en haut à gauche du tableau). Les montants Prévus ont la couleur Prévu et le symbole P ou ?, les montants Engagés, la couleur Engagé et le symbole E ou , et les montants pointés, la couleur Pointé et le symbole T ou .

Périodes N, N-1

Affiche deux montants par cellule. Le montant calculé pour la période courante (N), symbolisé par N, et le montant calculé pour la période précédente (N-1), symbolisé par 1. Pour savoir quel montant correspond à Dépenses et quel montant correspond à Recettes, affichez les symboles des lignes (menu local en haut à gauche du tableau).

Périodes N, N-1, N-2

Affiche trois montants par cellule. Le montant calculé pour la période courante (N), symbolisé par N, le montant calculé pour la période précédente (N-1), symbolisé par -1, et le montant calculé pour la période d'avant (N-2), symbolisé par -2.

Catégories…

Selon le suivi choisi, affiche la liste des catégories. Pour revenir à l'affichage du tableau, utilisez la flèche Retour dans Barre d'outils > Précédent.

Trier les catégories

Selon le suivi choisi, trie les catégories par ordre alphabétique.

Afficher les objectifs

Cette commande n'est présente pour les suivis faisant intervenir les mois.

Affiche ou non trois colonnes supplémentaires à droite de la colonne Total : Moyenne, Objectif et Ecart. Moyenne fait la moyenne des montants par mois (Total divisé par le nombre de mois de la période). Objectif est un montant que vous indiquez pour chaque catégorie. Pour le changer, double-cliquez simplement sur la cellule. Pour les dépenses, n'oubliez pas de signer le montant (-1000 pour un objectif de dépense de 1000). Ecart est la différence entre la moyenne et l'objectif.

Prévu

Tient compte ou non des montants prévus dans les montants affichés.

Engagé

Tient compte ou non des montants engagés dans les montants affichés.

Pointé

Tient compte ou non des montants pointés dans les montants affichés.

Tout

Tient compte de tous les montants : prévus, engagés et pointés.

Les outils

Période précédente : Affiche les montants de la période précédente. Si le nombre de mois affichés est 12, la période est de 1 an.
Durées de période prédéfinies : 3, 6, 9, 12, 24... Permet de choisir le nombre de mois affichés qui définiront la période. Si le nombre de mois affichés est 12, la période est de 1 an.
Durée de période autre : Demande à l'utilisateur d'indiquer le nombre de mois à afficher qui définiront la période.
Période suivante : Affiche les montants de la période suivante.
Affichage simple : Affiche les montants de façon simple.
Affichage dépenses / recettes : Affiche 2 montants par cellule : le total des dépenses et le total des recettes. Pour savoir à quelle notion correspond chaque ligne, affichez les symboles des lignes (voir Utilisation des tableaux). D signifie Dépenses et R signifie Recettes.
Affichage prévu / engagé / pointé : Affiche 3 montants par cellule : le total prévu, le total engagé et le total pointé. Pour savoir à quelle notion correspond chaque ligne, affichez les symboles des lignes (voir Utilisation des tableaux). ? correspond à Prévu, à engagé et à pointé.
Affichage périodes N, N-1 : Affiche 2 montants par cellule : le total de la période courante (N) et le total de la période précédente (N-1). Pour savoir à quelle notion correspond chaque ligne, affichez les symboles des lignes (voir Utilisation des tableaux). N correspond à la période courante et -1 à la période précédente.
Affichage périodes N, N-1, N-2 : Affiche 3 montants par cellule : le total de la période courante (N), le total de la période précédente (N-1) et le total de la période encore d'avant (N-2). Pour savoir à quelle notion correspond chaque ligne, affichez les symboles des lignes (voir Utilisation des tableaux). N correspond à la période courante, -1 à la période précédente et -2 à celle d'avant.
Présentation par défaut : Ajuste la largeur des colonnes et la hauteur des lignes et revient à la police et taille des caractères par défaut pour afficher au mieux le tableau.
Devise d'affichage : Permet de choisir la devise d'affichage des montants. Les montants sont convertis avec le taux mémorisé dans la devise.