Manuel d'utilisation
 
Fenêtre de facture

Opération

Définition

Dans le module de facturation de TCF, une facture est rattachée au groupe de comptes. les données des factures sont stockées dans le fichier du groupe de comptes lui-même. Pour ouvrir le facturier, allez dans Affichages > Facturation > Devis, BL, Facture. La facture est formatée au nom de votre société et au votre, et l'on y trouve toutes les informations légales obligatoires (Siret, etc.). Une fois établie, elle peut être imprimée et envoyée à son client.

Une facture est caractérisée par :

Type

A ce stade vous devez choisir si votre document concerne un devis, un BL ou une facture avec les flêches du menu déroulant à droite. Vous pouvez revenir sur ce menu pour faire avancer l'état de votre pièce: devis encours, devis accepté, devis refusé, BL et facture. Lorque vous revenez sur la liste des devis, BL, factures, une colonne "Etat" contient les symboles correspondants: D pour devis encours, DR pour devis refusé, DA pour devis accepté, F pour facture et BL pour Bon de livraison.

Date La date de la facture. Vous pouvez ne saisir que le jour, comme 15, et TCF complètera automatiquement avec le mois courant et l'année courante. Si vous saisissez le jour et le mois, comme 1501, TCF complètera avec l'année courante. Si vous saisissez le jour, le mois et l'année sur 2 chiffres, vous n'avez pas besoin de saisir les "/". Par exemple, 150109 donnera 15/01/09.
Numérotation des devis, facture et BL. Le numéro s'inscrit automatiquement, après que vous l'ayez défini dans les Préférences du groupe, dans l'onglet Factures. Le format proposé pour une facture est le suivant: F«AA»«MM»«NNNN».
Client Nom du client à qui est adressée cette facture. S'il n'a pas été créé, vous avez la possibilité de le faire grâce à la flèche du menu déroulant. Vous cliquez alors sur Nouveau...
Libellé Libellé de la facture.
Lors de l'ajout d'une opération, si la saisie rapide est activée dans les préférences Liste du compte, TCF recherchera les opérations dont le libellé commence par les mêmes trois premières lettres et remplira de façon identique le reste des autres rubriques. Si l'opération trouvée ne correspond pas à celle que vous souhaiter utiliser comme modèle, utilisez les flèches haut et bas du clavier pour passer en revue les différentes possibilités.
réf référence de la facture.
Onglet Client Reprend l'adresse de facturation précisée dans la fiche du Tiers. Vous pouvez la modifier à ce niveau, si besoin.
Onglet Articles

Pour créer une facture, il faut des articles. Si vous ne les avez pas créés avant la facturation, vous devez le faire à ce stade. Dans le menu déroulant à droite, cliquez sur Nouvel article...La fenêtre qui s'affiche vous demande d'inscrire la désignation, la référence, le PU HT et le PA HT, l'éco-participation, ainsi que la catégorie. Sinon, vous choisissez l'article que vous souhaitez facturer ainsi que la quantité. Vous avez également la possibilité d'insérer un sous total (en insérant d'abord une ligne, puis le début du sous-total, et en indiquant la fin du sous-total sur une ligne vierge).

Onglet Extras Dans cet onglet vous pouvez indiquer des informations complémentaires relatives à votre activité. Vous disposez de 4 champs libres dont les libellés sont définis dans les Préférences du groupe de comptes, dans l'onglet Factures.
Onglet Opération & Réglement

A ce stade, vous indiquez la modalité de règlement, qui mettra à jour la date d'échéance de paiement. Le solde de la facture et le nombre de relances effectuées s'inscrit en dessou. TCF vous propose de générer l'opération correspondante sur le compte bancaire. Vous cochez alors la case et choisissez le compte de destination. Vous avez le choix du mois auquel l'opération sera rattachée. Enfin vou pouvez indiquer si le règlement a été partiel ou non, le mode de règlement et le montant réglé.

Bouton Devis... BL... et Facture...

Pour créer votre document (devis, BL ou facture), cliquez sur les boutons correspondant. Une fenêtre s'ouvre et vous propose plusieurs formats de factures : un PDF.txt, ou un Word.doc, avec ou sans quantité. Une fois choisi votre modèle, la facture s'affiche à l'écran. Il ne vous reste plus qu'à l'imprimer.

Si un document a déjà été généré, appuyez sur la touche Option avant de cliquer sur le bouton Devis, BL, ou Facture afin de demander au logiciel de supprimer le document précédent.

Édition

Les factures sont principalement ajoutées, modifiées et supprimées dans la liste des factures. Pour accéder à la liste des factures, sélectionnez le groupe dans Fenêtre principale > Groupes & comptes et choisissez l'affichage de la liste des factures dans Fenêtre principale > Affichages > Facturation > Devis / BL / Factures.

Ajouter une facture

Dans la liste des factures, choisissez Menus > Factures > Nouvelle Facture.

Modifier une facture

Dans la liste des factures, double-cliquez sur la facture à modifier..

Supprimer une facture

Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste des factures et utilisez la commande Menus > Édition > Effacer. Une fenêtre s'ouvre et vous propose de supprimer les documents (fichiers associés). En revanche l'opération ou sous-opération à la facture n'est pas supprimée automatiquement. A vous de la faire dans la Liste des Opérations. Les opérations pointées ne peuvent être supprimées. Vous devez d'abord les modifier et les convertir en engagées.

Dupliquer une facture

Sélectionnez la facture que vous souhaitez dupliquer puis utilisez la commande Menus > Edition > Dupliquer... Une nouvelle facture s'affiche, reprenant le fournisseur, les articles et le montant facturé de la facture dupliquée. Vous pouvez alors les modifier et cliquez sur OK pour valider votre nouvelle facture.

Scinder une facture

Cette fonction est utile lorsqu'on ne peut pas livrer par exemple tous les articles. Sélectionnez le devis ou la facture que vous souhaitez scinder. Une nouvelle pièce s'ouvre. Tous les articles que vous retirerez seront laissés dans la pièce précédente. Ainsi, la somme des deux pièces sera égale à la pièce initiale.

Ouvrir le document, le devis, le BL, la facture

Ces commandes permettent d'ouvrir le document associé à la facture, devis ou BL, que vous avez créé précédemment.

Imprimer le document, le devis, le BL, la facture

Ces commandes permettent d'imprimer le document associé à la facture, devis ou BL, que vous avez créé précédemment.

Envoyer par email...

Permet l'envoi d'une pièce sélectionnée d'un tiers par mail. Voir Email à des Tiers.

Générer les relances

Permet de générer une lettre de relance. Utilisez la commande Menus > Edition > Générer les relances. Validez en cliquant sur OK. La relance apparait à l'écran. Il ne vous reste qu'à l'imprimer. Pour chaque facture, le compteur de relance est incrémenté et la date ajoutée (jusqu'à trois dates de relances sont mémorisées).

Factures

Nouvelle Facture...

Permet de créer une nouvelle facture (Menus > Factures > Nouvelle facture...).

Montrer / Tout Montrer

la commande Menus > Factures > Montrer permet de sélectionner dans la liste des factures celles qui répondent à un ou plusieurs critères: de date, de n°, de libellé, de montant. Pour revenir à la liste de départ il suffit d'aller dans la commande Menus > Factures > Tout montrer.

Devis, devis encours / acceptés / refusés

Permet de lister les devis selon 4 critères: tous les devis, ceux qui sont encours, ceux qui ont été acceptés et ceux qui ont été refusés.

Factures non réglées / échues / avec ou sans relance

Permet de lister les factures selon 4 critères: celles qui ne sont pas réglées, celles qui ne sont pas réglées et dont le terme de paiement est échu, celles qui ne sont pas réglées dont le terme est échu et qui n'ont pas eu de relance, et enfin celles qui ne sont pas réglées, qui sont échues, et qui on tdéjà eu des relances.

Dossier des Documents, Factures, Devis, BL, relances

Cette commande vous permet d'accéder directement à l'endroit de votre ordinateur où sont enregistrés les documents précités .

Voir aussi

Sous-opérations, liste des opérations, tiers, article