Manuel d'utilisation
 
Le Suivi des employés par mois

Le suivi par mois des employés permet de connaître les opérations de dépenses réalisées par mois et par employé. On y accède par la barre latérale gauche dans Affichages > Tiers > Employés, puis en cliquant sur l'onglet Suivi par mois.

Affichage

Tableau

Le tableau de suivi reprend le montant de chaque employé avec en colonne les mois et en ligne les différents employés.

Chaque cellule peut afficher 1, 2 ou 3 montants selon le mode d'affichage demandé. Par exemple vous pouvez avoir accès aux chiffres de l'année précédente et de celle d'avant. La tableau reprend alors ces montants: en 1ère ligne se trouve l'année N, en 2ème ligne, l'année N-1 et en troisième ligne l'année N-2. Ou Vous pouvez également avoir les montants prévus, engagés et pointésde vos clients, différenciés sur 3 lignes.

Afficher un détail

Pour afficher le détail d'un employé, c'est à dire la liste des opérations ou sous-opérations qui participent au calcul du montant de l'employé, vous avez deux possibilités :

- La première est de cliquer simplement sur la cellule. Si la partie inférieure de la fenêtre affiche la zone Détail/Graphique (commande Barre d'outils > Affichage > 2), vous verrez s'afficher les opérations sous le tableau (voir rubrique Affichage ci-dessus).

- La seconde est de double-cliquer sur la cellule pour afficher le détail dans une nouvelle fenêtre.

Si la cellule contient plusieurs montants, c'est le premier montant qui est concerné. Pour afficher le détail des autres montants, faites un clic droit sur la cellule et choisissez la commande Détail suivie du symbole de la ligne.

Afficher un graphique

Pour afficher le graphique d'une ligne ou d'une colonne, au niveau du groupe, vous alllez dans la barre horizontale noire du menu Employés et vous cliquez sur Suivi par mois. Si la partie inférieure de la fenêtre affiche la zone Détail/Graphique (commande Barre d'outils > Affichage > 2), vous verrez s'afficher le graphique correspondant.

 

Utilisation

Pour l'utilisation générale des tableaux, voir Utilisation des tableaux.

Les menus

Menu Édition


Copier

Copie le contenu de la sélection de la liste dans le presse-papiers.

Tout sélectionner

Sélectionne toute la liste des tiers.

Effacer...

Permet de supprimer un tiers, s'il n'est pas rattaché à une facture ou une opération.

Editer...

Si une colonne ou une ligne de tiers est sélectionnée, appelle le dialogue de modification de la catégorie.

Renommer...

Cette fonction permet de renommer le tiers, et de valider ce nouveau nom sur toutes les factures concernées.

Regrouper

Permet de regrouper deux tiers.

Menu Suivi

Début de période...

Définit le début de période d'affichage du suivi d'activité. Entrez une date sous la forme 01/01/09. Seuls le mois et l'année sont pris en compte. Vous pouvez utiliser l'outil Activité > Barre d'outils > Période > Flèche gauche ou Activité> Barre d'outils > Période > Flèche droite pour passer à la période précédente ou suivante. Cela revient à décaler la date de début de période du nombre de mois affichés en arrière ou en avant (si 12 mois sont affichés, vous passez d'une année à l'autre).

Nombre de mois...

Définit le nombre de mois de la période affichée. Vous pouvez utiliser aussi Activité > Barre d'outils > Période > 3/6/9/12/.... Le dernier choix vous demande d'entrer au clavier le nombre de mois souhaité.

Montants algébriques

Affiche un seul montant par cellule. Ce montant est la somme des montants des opérations et/ou sous-opérations liées à la cellule. La couleur d'affichage est la couleur Dépense si le montant est négatif, ou la couleur Recette, si le montant est positif.

Dépenses, Recettes

Affiche deux montants par cellule. La partie Dépenses et la partie Recettes (ou revenus). Pour savoir quel montant correspond à Dépenses et quel montant correspond à Recettes, affichez les symboles des lignes (menu local en haut à gauche du tableau). Les Recettes ont la couleur Recettes et le symbole R, et les Dépenses, la couleur Dépenses et le symbole D.

Prévu, Engagé, Pointé

Affiche trois montants par cellule. La partie Prévue, la partie Engagée et la partie Pointée. Pour savoir quel montant correspond à Prévu, Engagé ou Pointé, affichez les symboles des lignes (menu local en haut à gauche du tableau). Les montants Prévus ont la couleur Prévu et le symbole P ou ?, les montants Engagés, la couleur Engagé et le symbole E ou , et les montants pointés, la couleur Pointé et le symbole T ou .

Périodes N, N-1

Affiche deux montants par cellule. Le montant calculé pour la période courante (N), symbolisé par N, et le montant calculé pour la période précédente (N-1), symbolisé par 1. Pour savoir quel montant correspond à Dépenses et quel montant correspond à Recettes, affichez les symboles des lignes (menu local en haut à gauche du tableau).

Périodes N, N-1, N-2

Affiche trois montants par cellule. Le montant calculé pour la période courante (N), symbolisé par N, le montant calculé pour la période précédente (N-1), symbolisé par -1, et le montant calculé pour la période d'avant (N-2), symbolisé par -2.

Tiers…

Affiche la liste des employés. Pour revenir à l'affichage du tableau, utilisez la flèche Retour dans Barre d'outils > Précédent.

Trier les tiers

Trie les employés par ordre alphabétique.

Afficher les objectifs

Affiche ou non trois colonnes supplémentaires à droite de la colonne Total : Moyenne, Objectif et Ecart. Moyenne fait la moyenne des montants par mois (Total divisé par le nombre de mois de la période). Objectif est un montant que vous indiquez pour chaque employé.

Pour le changer, double-cliquez simplement sur la cellule. Pour les dépenses, n'oubliez pas de signer le montant (-1000 pour un objectif de dépense de 1000). Ecart est la différence entre la moyenne et l'objectif.

HT

Affiche les montants hors taxes.

TTC

Affiche les montants Toutes Taxes Comprises.

Prévu

Tient compte ou non des montants prévus dans les montants affichés.

Engagé

Tient compte ou non des montants engagés dans les montants affichés.

Pointé

Tient compte ou non des montants pointés dans les montants affichés.

Tout

Tient compte de tous les montants : prévus, engagés et pointés.

Détail

Donne le détail de la cellule sélectionnée.

Les outils

Période précédente : Affiche les montants de la période précédente. Si le nombre de mois affichés est 12, la période est de 1 an.
Durées de période prédéfinies : 3, 6, 9, 12, 24... Permet de choisir le nombre de mois affichés qui définiront la période. Si le nombre de mois affichés est 12, la période est de 1 an.
Durée de période autre : Demande à l'utilisateur d'indiquer le nombre de mois à afficher qui définiront la période.
Période suivante : Affiche les montants de la période suivante.
Affichage simple : Affiche les montants de façon simple.
Affichage dépenses / recettes : Affiche 2 montants par cellule : le total des dépenses et le total des recettes. Pour savoir à quelle notion correspond chaque ligne, affichez les symboles des lignes (voir Utilisation des tableaux). D signifie Dépenses et R signifie Recettes.
Affichage prévu / engagé / pointé : Affiche 3 montants par cellule : le total prévu, le total engagé et le total pointé. Pour savoir à quelle notion correspond chaque ligne, affichez les symboles des lignes (voir Utilisation des tableaux). ? correspond à Prévu, à engagé et à pointé.
Affichage périodes N, N-1 : Affiche 2 montants par cellule : le total de la période courante (N) et le total de la période précédente (N-1). Pour savoir à quelle notion correspond chaque ligne, affichez les symboles des lignes (voir Utilisation des tableaux). N correspond à la période courante et -1 à la période précédente.
Affichage périodes N, N-1, N-2 : Affiche 3 montants par cellule : le total de la période courante (N), le total de la période précédente (N-1) et le total de la période encore d'avant (N-2). Pour savoir à quelle notion correspond chaque ligne, affichez les symboles des lignes (voir Utilisation des tableaux). N correspond à la période courante, -1 à la période précédente et -2 à celle d'avant.
Présentation par défaut : Ajuste la largeur des colonnes et la hauteur des lignes et revient à la police et taille des caractères par défaut pour afficher au mieux le tableau.
Devise d'affichage : Permet de choisir la devise d'affichage des montants. Les montants sont convertis avec le taux mémorisé dans la devise.